Quelle est la nomenclature dans le travail de bureau?

Pour effectuer correctement le travail de bureau,vous devez savoir ce que la nomenclature. Selon la définition, la nomenclature appelée composée d'un certain système de liste de transfert ces détails, matériaux, structures, qui ont été utilisées à la production. En compilant cette liste, chaque matériau lesdits numéros de code attribué de façon classique, des lettres ou des combinaisons alphanumériques - numéro de stock.

Dans la gestion de cas, la nomenclature des cas estune liste systématisée de documents commerciaux (ou de dossiers) élaborés dans le cadre du travail d'une organisation. La nomenclature détermine combien de temps les titres doivent être conservés et dans quel ordre d'enregistrement. Par exemple, dans les écoles secondaires (gymnases), les revues scolaires sont conservées par le chef d'établissement pendant cinq ans après l'obtention du diplôme.

Principales fonctions

La tâche principale dans la rédaction de la nomenclature des cas -rendre le travail de l'appareil administratif plus parfait, productif, se débarrasser du brouillage bureaucratique. La solution rapide et qualitative de nombreux problèmes, l'activité de l'organisation entière dépend souvent de l'ordre dans lequel les documents sont stockés, avec quelle facilité ils peuvent être trouvés sur demande, avec quelle compétence ils sont classés et systématisés. Une classification correcte permet non seulement de travailler rapidement avec des documents, mais facilite également le travail avec les archives et les archives.

Regardons des exemples de ce qu'est une nomenclature des cas, et dans quels domaines il est le plus efficace.

• Systématisation des documents - quand les documents étaientutilisés dans tous les cas (rédaction des contrats, conclusion des transactions, achèvement de l'affaire pénale, rapport du service d'urbanisme, etc.), puis hors d'usage actif ils sont partis, selon la nomenclature, ils sont stockés dans des organisations dans un certain ordre. Ceci s'applique à la fois aux documents papier et aux documents électroniques stockés dans la base de données informatique.
• Le contenu de l'information sur combien de tempsle document est conservé pour combien de temps il peut être efficace. Chaque cas inclus dans la nomenclature a ses propres termes pour préserver les documents qui y sont inclus. Plus le document est précieux et important, plus il durera longtemps. Par exemple, lorsque vous travaillez avec des documents dans le cas, ils les évaluent immédiatement - une sorte d'examen de la valeur. Cela aide et travaille avec le cas lui-même.
• Sécuriser l'indexation des cas. La nomenclature de l'affaire est souvent utilisée dans le processus d'enregistrement des documents, et l'index de nomenclature de l'affaire devient partie intégrante du numéro d'enregistrement du document. Ceci peut être observé dans l'inventaire lorsqu'il y a un inventaire à l'usine ou dans l'établissement.
• Joue le rôle de référence lors de l'étude de la structure organisationnelle de l'institution, etc.
• Dans le travail de bureau est considéré comme la base pour un inventaire des cas avec une période permanente ou temporaire de documents de stockage et de comptabilité.
• Utilisé comme un exemple, un schéma pour créer un classeur et une référence aux documents utilisés.

Ainsi, une bonne connaissance de ce qui estla nomenclature et les compétences pour travailler avec elle sont nécessaires dans toute organisation ou institution, dans l'entreprise. La nomenclature devrait couvrir l'ensemble de l'activité documentaire de l'institution.

Classification de la nomenclature

La nomenclature a ses propres normes et exigences pour la conception, elles ne peuvent pas être violées. Ils sont énoncés dans des méthodologies spéciales et des instructions sur la tenue des dossiers.

Il est coutume de distinguer trois types de nomenclature commerciale:

• typique;
• approximatif;
• Individuel, développé pour une organisation spécifique.

Qu'est-ce qu'une nomenclature est typique, il est clair à partir du titre - ce sont des documents normatifs, ils établissent la composition des cas utilisés dans les organisations d'un type.

La nomenclature approximative est destinée àétablir une composition approximative des cas initiés dans l'organisation de l'organisation, lorsque cette nomenclature est distribuée. Ces exemples de gestion des documents ne sont pas normatifs, mais recommandés. Un trait distinctif est que dans les documents de ce type, les indices sont indiqués.

Des nomenclatures cléricales typiques et exemplaires sont développées par des organisations supérieures pour leurs organisations subordonnées.

Nomenclature individuelle - développéepour une organisation spécifique et en tenant compte de la spécificité de ses activités. Typiquement ou à titre d'exemple est utilisé pour l'échantillon et les changements nécessaires y sont apportés.