Contenu et types de lettres d'affaires

Une lettre d'affaires est l'un des moyens de communication les plus importants dans le monde des affaires entre les représentants de différentes organisations. Il est caractérisé par un style strict, précis et officiel.

Lettre d'affaires

Maintenant, à l'âge d'Internet, l'importance des affairesLa correspondance n'a pas diminué, mais simplement changé les médias - du papier à l'électronique - et est devenu plus rapide. Par conséquent, il est extrêmement important pour chaque travailleur qui cherche un emploi, ainsi que pour les personnes occupant des postes de direction, de compiler correctement différents types de lettres d'affaires.

De plus, cela le caractérise partiellement commeprofessionnel, élargit les opportunités de croissance de carrière. Par conséquent, il est si important pour toute personne indifférente à sa carrière de connaître les règles de la correspondance commerciale et de prendre en compte ses différents types. Et le contenu des lettres d'affaires, ainsi que leur qualité dépendra du professionnalisme du correspondant.

Avec l'aide de la correspondance commerciale, les problèmes sont résolus, les réclamations sont soulevées, les contrats sont discutés et les valeurs et les documents sont escortés.

Style d'entreprise

Le style des lettres d'affaires devrait être précis et nonPermettre des variantes d'interprétation des mots. Il doit y avoir une subordination stricte au service, même si cette lettre est à un ami. Il est permis et même encouragé de répéter (en nombre limité) des clichés lexicaux. En règle générale, différents types de lettres d'affaires couvrent plusieurs questions, limitées à des sujets d'affaires. Le ton est utilisé seulement neutre, ne permettant pas les évaluations personnelles et l'émotivité inappropriée.

La correspondance commerciale est toujours officielle, elle est souvent enregistrée et enregistrée.

Types de lettres

Le développement des affaires, les technologies de l'information affectent la lettre d'affaires et ses types, le forçant à prendre de nouvelles formes. À l'heure actuelle, les types de lettres suivants sont distingués:

1. Sujets commerciaux et d'affaires. Avec l'aide des entreprises, les questions économiques, organisationnelles et juridiques sont résolues. Le volume de ces messages va de quelques lignes à plusieurs pages. Commercial résoudre le problème de la vente de services ou de biens et de fournitures. Ce sont des demandes, des offres, des plaintes.
2. Lettres nécessitant une réponse (telles que des demandes,appels, demandes, plaintes, propositions) et ne nécessitant pas (contenir des événements et faits déjà décrits - escortes, assimilés à des reçus, des confirmations).
3. Allouer un tel qépinettes: ordinaires et circulaires - ayant un expéditeur et plusieurs personnes de rang inférieur sur l'échelle de carrière.
4. Une correspondance est considérée comme standard, qui contientformes prêtes à l'emploi de documents, échantillons. Les types de lettres d'affaires présentées de cette manière sont appelés réglementés. Si l'expéditeur écrit un message de lui-même, il n'est pas réglementé.
5. Quand une lettre divulgue un sujet, elle est appelée unidimensionnelle, voire pluridimensionnelle.
6. Par ailleurs placé les types de lettres d'affaires qui reflètent les informations individuelles pour la destination: félicitations, remerciements, condoléances, conseils, soutien.

Contenu de la lettre d'affaires

1. Un appel conçu pour attirer l'attention, l'intérêt, établir un niveau de contact. L'appel peut être par la poste, par nom de famille, prénom et patronyme ou généralisé.
2. Une introduction à l'essence de la lettre, clarifiant le but ou la cause de la lettre, consistant en description, référence, gratitude, félicitations, réclamation et ainsi de suite.
3. La partie principale (doit avoir des affairescorrespondance). Les types de lettres d'affaires de diverses fins contiennent les informations principales, les propositions, les demandes, les invitations, les demandes, les ordres. Il contient des justifications logiques, une présentation strictement chronologique des faits, une analyse du problème, des avantages structurés ou des pertes éventuelles.
4. Tous les types de lettres d'affaires doivent avoir une conclusion, consistant en des conclusions, des propositions, des accords, des refus, des avertissements. Par exemple, ils sont: nous rappelons, suggérons, demandons, nous mettons en garde.
5. Phrases de fermeture standard prévuesajuster pour une coopération ultérieure, une restriction temporaire, un éventuel refus. En outre, l'appel final est subordonné au système des valeurs sociales et des priorités.

Recommandations pour écrire des lettres

1. La lettre doit être lue et pratique pour la lecture, ne pas empiler des mots et utiliser des unités lexicales, dont la signification exacte n'est pas connue.

2. Tous les types de lettres d'affaires ne doivent pas être trop grandes, il est préférable de minimiser et de structurer l'information autant que possible.

3. Dans le processus de lecture, le destinataire doit ressentir du respect, de l'individualité de la lettre, de la possession du sujet, de l'infusion positive de l'auteur.

4. Il est important dans le processus d'écriture d'établir des accords sur le temps, les termes, les conditions des contacts et des contrats. Cela peut se faire sous la forme d'une liste d'options ou de questions suggestives.

5. Un ton bienveillant et professionnel, bienveillant de la lettre forcera le destinataire à une réponse positive et rapide.

L'un des composants d'une entreprise prospère -le respect des règles de correspondance commerciale, représentant au moins 80% de toute la documentation des organisations. Le strict respect de toutes les normes met l'accent sur la valeur juridique des lettres commerciales et garantit la réalisation rapide des objectifs commerciaux.