Afin de définir clairementdevoirs d'une secrétaire, il faut savoir de qui parle exactement. Après tout, ce post peut être vu sous plusieurs angles. Connu, par exemple, le secrétaire-référent en tant qu'employé de bureau, le secrétaire général en tant que chef d'une organisation, le secrétaire d'État en tant que fonctionnaire, secrétaire en tant que diplomate, secrétaire du chef en tant qu'employé et autres options. Le plus souvent, se référant à ce poste, ils signifient un employé qui effectue des tâches (instructions) en tant que directeur de l'entreprise, ainsi que les gestionnaires individuels de ses divisions structurelles. Il s'avère que les tâches officielles de la secrétaire dans ce cas sont réduites à exécuter des ordres uniques pour résoudre des problèmes organisationnels et techniques.
Afin de remplir ces tâches apparemment simples d'une secrétaire, l'employé devrait savoir:
Si c'est plus spécifique, étroitspécialisation, la situation est quelque peu différente. Prenez, par exemple, les fonctions officielles de secrétaire clérical. Dans le titre du poste, l'aspect du travail effectué est clairement défini. Habituellement, dans chaque entreprise, il existe déjà une instruction officielle dans laquelle sont indiquées les instructions du spécialiste en tenue de dossiers. S'il n'y a pas une telle instruction, alors il vaut mieux la créer. Pour ce faire, utilisez le guide de qualification, qui contient des échantillons approximatifs. Après cela, la version standard doit être finalisée pour l'organisation spécifique, en tenant compte des spécificités et des caractéristiques internes. En général, les tâches du secrétaire-secrétaire doivent clairement être attribuées à trois domaines principaux:
Dans certaines entreprises, il estun poste qui comprend un large éventail de responsabilités: du «help desk» au «assistant réalisateur». Un tel expert doit posséder un large éventail de connaissances et une bonne maîtrise de la situation. Les fonctions officielles du secrétaire du journaliste sont légèrement élargies dans le cadre de l'augmentation de l'autorité. En général, c'est le travail habituel de la secrétaire, mais le mot «référent» apporte quelques ajouts à la liste standard. En particulier, le secrétaire-réviseur peut recevoir de manière indépendante des visiteurs sur certaines questions. Possédant certaines informations, il est capable de prendre ses propres décisions. En outre, le référent effectue des missions responsables de la tête concernant les activités économiques de l'organisation (entreprise). Parfois, le secrétaire-référent est responsable du maintien de la gestion des dossiers du personnel. Ceci est fait seulement lorsque la quantité totale de travail vous permet d'effectuer des tâches supplémentaires.
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