Conditions et période de stockage des documents primaires dans la comptabilité

Comme le montre la pratique, pratiquement dans toutentreprise domestique moderne, la plus grande quantité de documentation génère la comptabilité. Bien sûr, cela est compréhensible: c'est dans ce département qu'ils travaillent avec de l'argent, et chaque opération de ce type nécessite une fixation officielle sur papier. En outre, la loi établie la durée de conservation des documents originaux dans l'organisation, et donc se débarrasser des « papiers » ne fonctionne tout simplement pas, doivent les conserver pendant au moins plusieurs années, et seulement après que détruire. En passant, le processus de se débarrasser des déchets de papier est également difficile, a un certain nombre de caractéristiques spécifiques. À propos de tout cela - suivant.

Documents, documents ...

Si nous donnons des statistiques sur le nombreproduit de la documentation, il s'avère que dans presque toutes les entreprises nationales modernes, la comptabilité est la source de 80-90% de documents papier. Vous devez les stocker pour une raison. Les restrictions définissent non seulement une rétention minimale des documents comptables primaires, le temps correct (est généralement comprise entre cinq ans à des décennies), mais aussi les conditions dans lesquelles ces objets doivent être. Dans le même temps, il convient de rappeler qu'il existe une division dans la documentation pour le stockage temporaire et permanent.

Cependant, comme le montre la pratique, pas dansde chaque entreprise, les gestionnaires sont intéressés à comprendre les subtilités de ce que sont les termes de stockage des documents primaires. Pour vous soulager du mal de tête, vous pouvez utiliser les services de sociétés d'archives spécialisées. Dans une telle firme, ils savent exactement quel type de documents il faut pour stocker, dans quelles conditions, sous quelles règles. En outre, il existe une capacité technique dans une telle organisation pour détruire les documents confiés au stockage, lorsque le délai expire. C'est vraiment pratique, mais ça vaut le coup. Si vous voulez économiser de l'argent, alors vous devrez allouer une salle spéciale pour les archives et apprendre quelle est la période de stockage des documents comptables primaires dans l'organisation par la loi.

Je veux - je ne veux pas

Le problème, en passant, ne se pose pas sur un videendroit. Les lois en vigueur établissent les conditions de stockage des documents comptables primaires et, dans le cadre de toute entreprise, elles doivent être respectées. Il résulte de la législation que toute personne morale agissant est responsable de la conservation de la documentation. Cela signifie qu'une forme d'activité ne joue pas de rôle - que ce soit un entrepreneur privé, seul à la tête d'une entreprise, ou une grande entreprise, vous devrez toujours assister à la tenue des états financiers et d'autres documents. Il est important d'étudier la législation pour les conditions établies de stockage des documents primaires électroniques, papier, de sorte qu'en cas de conflit avec l'entrepreneur ou lorsque vérifié par l'autorité de contrôle, ne vous trouvez pas dans une position inconfortable. En outre, le non-respect des intervalles de temps réglementaires peut entraîner une pénalité considérable dans la vérification. La législation actuelle contient des règlements qui réglementent la période minimale de stockage des documents comptables primaires. Il est important que l'entreprise soit sûre, et la conduite des affaires dans notre pays est la légalité, le respect des règles établies.

A propos de quelle période de stockage de primaire électroniquedocuments, le papier est maintenant installé, dit la 125e loi fédérale, adoptée en octobre 2004. Basé sur le nom, il est dédié aux archives et à la bonne conduite des affaires. C'est dans ce document officiel que sont prises en compte les particularités du stockage des documents officiels produits par le service de la comptabilité. Ici vous pouvez trouver les deux caractéristiques qui vous permettent de délimiter la documentation du stockage temporaire et permanent, ainsi que les conditions qui sont spécifiques à un type particulier de titres.

À qui s'étend-il?

Les responsabilités relatives à l'observation des conditions minimales de stockage des documents primaires sont attribuées à:

• les instances d'autonomie locale;
• les organismes d'État;
• entrepreneurs;
• les entreprises;
• personnes engagées dans une activité entrepreneuriale.

Il est nécessaire de se conformer à la loi en ce qui concerne l'archivagedocumentation, y compris celles concernant le personnel. Toute la période spécifiée dans la loi doit être dans un endroit sûr. En plus des lois fédérales, les détails du calendrier de stockage des documents primaires et des registres comptables sont abordés dans un certain nombre de documents réglementaires qui fonctionnent à la fois dans le pays dans son ensemble et dans chaque région. Cependant, le document le plus important est la 125e loi susmentionnée, qui fournit une liste complète des documents réglementant la durée du stockage des titres comptables.

Loi n ° 129

En 1996, une loi fédéralecaractéristiques de la comptabilité. Il stipule que la comptabilité peut former sa documentation sur papier, ainsi que l'utilisation de diverses machines-outils. Dans le même temps, l'entreprise doit faire des copies de la documentation sur papier de manière indépendante, afin que tous les participants des opérations aient accès aux données les concernant. Si l'autorité de surveillance demande l'accès à la documentation, les représentants de l'entreprise doivent fournir cette documentation. Le droit à ceci est dans les employés du bureau du procureur, et les représentants du tribunal.

Création, stockage avec respect des conditions de stockagedocuments comptables primaires, la disposition sur demande doit respecter les formes établies dans les textes réglementaires. Les documents doivent être envoyés au demandeur sur support papier. S'il est possible d'utiliser les machines utilisées dans le travail, si tous les participants sont d'accord, le rapport peut être envoyé par voie électronique. Ceci est également autorisé par les lois de notre pays.

Nous stockons par les règles

La 129ème loi fédérale contient une référence àle respect obligatoire des conditions de stockage des documents comptables primaires. En particulier, l'article 17 mentionne que toute personne morale doit nécessairement stocker cette documentation, y compris les registres et les rapports. La longueur de l'écart de temps est établie par les règles régissant les affaires d'archives au niveau de l'État. La durée de cette période ne peut être inférieure à 5 ans.

Période spéciale de stockage des documents primairesIl est établi pour la documentation réglementant la politique comptable et quelques autres catégories (programmes utilisés sur les machines qui traitent l'information, plan de travail des comptes). Bien sûr, la durée est également de cinq ans (dans certains cas, cette période peut être définie plus), mais le temps commence à compter à partir du moment où l'entreprise a utilisé ce document pour la dernière fois. Le chef de l'entité juridique est la personne qui est légalement responsable de la tenue de tous les documents prescrits avec respect des intervalles de temps. Cela signifie que tout gestionnaire éduqué et responsable doit connaître la période de stockage des documents primaires dans le département de la comptabilité s'il souhaite garder la situation dans l'entreprise sous son contrôle.

Comme le montre la pratique, dans de nombreuses organisationsdresser régulièrement un inventaire de la documentation officielle, et les règlements locaux établissent les personnes responsables de la conservation des documents des personnes avec lesquelles les organismes de contrôle des faits interagissent réellement lors du contrôle du respect de la règle d'archivage.

Création et stockage: tout par les règles

En procédant de la législation actuelle,les comptables peuvent constituer à la fois une documentation principale et une documentation consolidée non seulement sur papier, mais également par voie électronique; tandis que les obligations relatives à la création de copies papier sont attribuées à une personne morale, et à la demande de la personne intéressée, l'organisme d'inspection, l'entreprise est tenue de transmettre les documents papier à l'adresse dès que possible. La préparation et le stockage doivent être effectués sous la forme établie par les textes réglementaires en vigueur.

Sur combien de temps les documents primaires sont stockés danscomptabilité, l'ordre de ce processus, indique la liste des documents qui prennent en considération les documents de gestion typiques qui sont formés au cours du travail de toute entreprise. Ceux-ci ont été établis en 2010 dans un document approuvé par le ministère des Finances et Rosarkhiv. En outre, il est nécessaire de prendre en compte les exigences du Code des impôts, qui réglemente que chaque citoyen de notre pays est responsable de la tenue des registres comptables pour quatre ans. Cela s'applique aux titres liés au compte de la dépense, à l'élément de revenu, ainsi qu'à la confirmation du paiement des taxes.

Nous abordons l'entreprise avec l'esprit

Organisation correcte du processus avec respect dele stockage à long terme des documents comptables primaires implique une approche professionnelle, l'implication du personnel chargé de l'enregistrement de la documentation, le traitement des informations archivistiques sur l'organisation du processus de travail direct. À l'heure actuelle, il n'y a pratiquement aucun lieu de formation spécialisée dans les archives, alors trouver un spécialiste de très grande qualité n'est souvent pas facile. D'autre part, la législation progressive exige que les conditions de conservation des documents comptables primaires sont maintenues, sinon vous pouvez faire face à des amendes catégoriquement désagréables. L'option optimale pour un flux de travail suffisamment important est la création d'un département responsable de l'archivage dans l'état de l'entreprise et assurant une formation régulière du personnel responsable de la documentation du personnel avec des ressources internes. Cela permettra de garder sous contrôle les innovations établies dans les lois, et de se conformer à toutes les exigences.

Alternative, permettant égalementtenir compte de la période de stockage des documents primaires et s'y conformer dans le cadre de leurs activités de travail - il s'agit de la coopération avec un intermédiaire assumant des obligations de conservation des titres du client. Cependant, choisir une entreprise d'archivage pour vous-même n'est pas une tâche facile. Il est nécessaire d'analyser soigneusement toutes les options disponibles afin de donner la préférence à une entreprise fiable et ne pas s'inquiéter de la fermeture et de la destruction du bâtiment.

Caractéristiques de stockage de certains types de documentation

Comme il ressort de la législation en vigueur,l'archive doit envoyer la documentation initiale, ainsi que les registres, rapports et documents d'équilibre. Toutes ces catégories de documents officiels avant leur envoi aux archives doivent être conservées dans les salles de comptabilité, et la personne morale doit fournir toutes les conditions pour la sécurité des documents: les armoires doivent être fermées, l'incendie et la sécurité doivent être respectés. Dans l'entreprise, un document spécial est attribué à la personne responsable de la conservation de la documentation.

Si l'entreprise utilise des formulaires strictsla responsabilité, par la loi ces documents devraient être contenus dans un coffre-fort ou un cabinet spécial, une pièce qui est fermée et garantit la sécurité de la documentation. La documentation primaire de l'intervalle de temps actuel, traitée manuellement, doit être collectée conformément à la chronologie dans les registres, qui sont ensuite envoyés à l'archive pour un stockage permanent.

Quoi d'autre à faire attention?

Lors du stockage des relevés bancaires, des commandes en espèceset les rapports avancés, vous devez enregistrer toute la documentation en temps opportun et interweave pour le stockage co-organisé. Certaines catégories spécifiques de documents (rapports sur les quarts de travail, les ordres de travail) peuvent être stockées sans entrelacement, mais classées dans des dossiers, de sorte que rien n'est perdu et n'est pas utilisé à des fins malhonnêtes.

La sécurité de la documentation, ainsi quel'envoi aux archives est principalement la zone de responsabilité du chef comptable, bien que, si nécessaire, les règlements locaux peuvent contenir la délégation d'autorité à une autre personne. L'émission de la documentation primaire, la déclaration, les documents d'équilibre n'est possible que dans certains cas avec l'ordre officiel du chef comptable. En général, les unités structurelles n'ont pas accès aux documents comptables. La saisie de la documentation n'est possible que s'il y a une demande spécialisée émanant des organes d'enquête, du tribunal ou d'autres instances disposant des pouvoirs appropriés en vertu de la loi. Dans le même temps, il est nécessaire de fournir une résolution formelle compilée conformément à la loi. Lors du retrait, il est nécessaire d'établir un protocole dont l'un des exemplaires est transféré au représentant de l'organisation contre la signature.

La durée de stockage des documents primaires est reflétée dans le tableau ci-dessous.

Caractéristiques du workflow

Le terme "workflow" est appliqué au complexeLes facteurs associés à la circulation des documents à partir de la création du document avant de le transférer à l'archivage. Planification - une zone de responsabilité du chef comptable, bien que certaines entreprises sont déléguées à un spécialiste de la gestion des documents. Cependant, comme le montre la pratique, la plus correcte est l'inclusion d'un tel graphique dans la politique comptable, qui est ensuite approuvé par les ordres émis spécialement signés par le directeur général de la société.

Avec l'aide de l'horaire, vous pouvez coordonnerprocessus organisationnels et simplifier la tâche de planification dans l'entreprise. Le calendrier de diffusion de la documentation principale est une liste des artistes interprètes ou exécutants, des intervalles de temps dans lesquels le document doit être envoyé au service de la comptabilité, ainsi que les périodes pour lesquelles les comptables les traitent. Les périodes de rapport, y compris les rapports de bilan, sont nécessairement décrites. Souvent, la politique comptable contient la réglementation des conditions de stockage des documents primaires, cette période étant soit égale à la période statutaire, soit elle est nommée grande si la spécificité de l'activité de l'entreprise l'exige. Lors de la soumission des comptes annuels, la documentation est préparée dans l'ordre établi et transférée dans le stockage des archives. Dans le même temps, il est pris en compte que dans le futur il peut être nécessaire d'extraire des données utiles du volume transféré au stockage. Pour ce faire, il est courant de diviser les fichiers en dossiers, le regroupement est expliqué par le contenu. Chaque dossier est assigné un titre pertinent.

Caractéristiques du stockage des cas

Tous formés pendant l'activité de l'entrepriseLa documentation, comme mentionné ci-dessus, est divisée en stockage temporaire et permanent. Lors du transfert de titres à l'archive, il est nécessaire de remettre chacune de ces catégories séparément, sans mélanger les documents officiels dans un seul dossier. Dans ce cas, les copies doivent être conservées séparément des originaux. Aussi dans des dossiers séparés, il est nécessaire de trier la documentation montrant les rapports, les plans pour l'année et par trimestre, par mois. Un cas doit contenir une seule pièce de documentation.

Pour grouper un cas, vous pouvez utiliserdocuments générés en une période (trimestre, année, mois). Les exceptions sont les catégories dites transitoires - par exemple, les fichiers personnels, dont la fermeture n'est pas synchronisée avec une année civile. Si le fichier contient la documentation générée dans quelques mois, il est nécessaire de séparer chaque mois des autres avec une feuille spéciale, en fixant sur quelle période le bloc qui se cache derrière documente. En même temps, il est permis de regrouper jusqu'à 250 feuilles en un seul fichier. Le dossier en épaisseur peut être de 4 cm ou moins.

Quoi d'autre à faire attention?

Comme on peut le voir d'après les règles d'archivage, siLa documentation a des pièces jointes, celles-ci (peu importe quand elles ont été rédigées) doivent être jointes à la documentation qu'elles accompagnent. En général, la séquence d'archivage de la documentation comptable est très importante, elle doit donc être strictement respectée. En règle générale, d'abord afficher les déclarations, puis les notes explicatives, après quoi le solde, complété par les documents joints.

Lors de l'organisation du stockage des comptes personnelsles employés de l'entreprise doivent allouer pour cela un cas séparé, dans lequel la documentation est établie au fil des années avec le strict respect de la chronologie. Correspondance annuelle est formée dans des dossiers avec l'indication de l'année civile et également systématisée en fonction des dates. Chaque demande doit être suivie d'une réponse.

Certaines fonctionnalités

Les conditions de stockage prescrites dans le Code des impôts,peuvent différer des normes qui sont spécifiées dans les lois régissant les activités de la comptabilité. Dans l'observation de cette disparité est principalement recommandé de se conformer à la période de temps, ce qui est plus - il, le cas échéant, reportez-vous à la documentation de l'utiliser, même si l'une des règles existantes de la vie avaient déjà quitté. En outre, les organismes d'inspection seraient rien à redire. Il est également nécessaire de rappeler publié en 2000 une liste spéciale, ce qui indique la durée de conservation de certains groupes spécifiques de documents. Cette liste est mise à jour et complétée sur une base régulière, de sorte que le chef comptable de la société et le ministère responsable du document doit suivre les informations pertinentes.

Si la période de stockage a été violée,La responsabilité en incombe au chef de l'entreprise, bien que la responsabilité de la sécurité relève avant tout de la responsabilité du chef comptable. Si la commande, la durée de stockage est violée, l'entreprise sera condamnée à une amende. Pour un fonctionnaire, la peine varie généralement dans les limites de deux à trois mille roubles. Mais s'il n'y a aucune documentation primaire du tout, ils peuvent être punis de payer une amende de cinq mille roubles et plus.